Privacy Protocol

Versie 1, juli 2020

Inleiding

Kinderdagverblijf Carpe Diem (hierna Carpe Diem genoemd) is een organisatie voor Kinderopvang. Carpe Diem hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy Protocol geven we informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens van onze klanten (ouders en kinderen) en onze medewerkers. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Carpe Diem houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

 

  • Uw persoonsgegevens verwerking in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy protocol.
  • Verwerking van uw persoonsgegevens is beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Verwerking van persoonsgegevens klanten

De Wet Kinderopvang verplicht ons om u als ouders te informeren over de opvang van uw kind, zoals informatie over plaatsing, de groep van uw kind, ons pedagogisch beleid en de voor uw locatie eventueel extra opgestelde werkplannen en onze klachtenprocedure.

 

Persoonsgegevens, zowel algemene als bijzondere, van kinderen en ouders/verzorgers, worden door Carpe Diem verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

  • Het bijhouden van adresgegevens en bankgegevens in verband met de facturering en de uitvoering van de overeenkomst.
  • Het bijhouden van gegevens die van belang zijn voor de opvang, verzorging, begeleiding en ontwikkeling van uw kind.
  • Het onderhouden van contacten met de ouders, voogden en verzorgers van de kinderen.
  • Het informeren van ouders, voogden en verzorgers door middel van een nieuwsbrief.
  • Het aanvragen van subsidie/toeslagen etc.

De grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens van u en uw kind(eren) is de overeenkomst van opdracht met u als klant tot kinderopvang van uw kind(eren).

 

 

Voor de bovenstaande doelstellingen kan Carpe Diem de volgende gegevens van u vragen:

  • Van het kind: Naam, adresgegevens, geboortedatum, BSN, soort opvang, dagdelen waarop de opvang plaatsvindt of gewenst is.
  • Van u als ouder: Naam, adresgegevens, geboortedatum, BSN, IBAN, telefoon en email.
  • In het kind dossier worden de volgende gegevens vastgelegd: Kindgegevens, wie het kind mag ophalen, observaties, afsprakenformulier, zo nodig verklaring medicijntoediening / uitvoering van medische handelingen. Plaatsing stamgroep en toestemming voor opvang in tweede groep. Verslagen van oudergesprek, groepsoverleg, overzicht verslaglegging meldcode en bijbehorende verslagen.

Verwerking van persoonsgegevens medewerkers:

Van alle medewerkers, stagiaires en eventuele vrijwilligers, worden persoonsgegevens verwerkt met als doel en grondslag om uitvoering te geven aan de arbeidsovereenkomst, leerovereenkomst of de vrijwilligersovereenkomst.

 

Bewaren en bewaartermijn van gegevens

Carpe Diem bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

 

Uitwisseling van klantgegevens met derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de beschreven doeleinden. Indien het nodig is, kan Carpe Diem bijvoorbeeld gegevens uitwisselen met de belastingdienst, GGD, Bureau Jeugdzorg, Gemeente, scholen etc.

 

Bij het uitwisselen van informatie gelden de volgende bepalingen:

  • Persoonsgegevens kunnen zonder toestemming aan derden worden verstrekt:
    • Als een wettelijke grondslag aanwezig is (bijvoorbeeld in het kader van Toeslag Kinderopvang).
    • Indien dat gelet op het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld is toegestaan en de betrokkenen redelijkerwijs kan weten dat verstrekking plaats kan vinden.
    • Op grond van een dringende en gewichtige reden, voor zover de persoonlijke levenssfeer van de klant (meestal ouders of het kind) daardoor niet onevenredig wordt geschaad.
  • In alle andere gevallen worden gegevens alleen aan derden verstrekt indien de klant hiervoor ondubbelzinnig toestemming geeft.

 

  • Carpe Diem wisselt in het kader van de uitvoering van het contract met de klant en de wettelijke verplichtingen die zij heeft met de volgende partijen gegevens uit over ouders en het kind.
    • Carpe Diem geeft in het kader van de Toeslag Kinderopvang gegevens van kinderen en ouders door aan de belastingdienst. Het betreft alleen die gegevens voor zover deze voor de belastingdienst noodzakelijk zijn (naam, adres, BSN, betalende ouder, genoten opvang).
    • Carpe Diem geeft in verband met de controlerende taak van de GGD op grond van de Wet Kinderopvang gegevens van het kind (naam en geboortedatum) door aan de GGD. De GGD heeft deze gegevens nodig voor het bepalen van de begeleider/kind ratio.
  • In het belang van het kind kan het nodig zijn om informatie, naast ouders ook uit te wisselen met derden (bureau jeugdzorg, GGD, consultatiebureau, scholen, Werkse, Perspektief, algemeen maatschappelijk werk etc.). Hierbij gaat het vooral om zorg om de omgeving van het kind en zijn of haar ontwikkeling.

Beveiliging
Carpe Diem neemt de bescherming van uw gegevens serieus en heeft passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan:

  • Wij maken back-ups van onze databases om deze te kunnen herstellen bij technische incidenten.
  • Alle personen van de gegevens kennis kunnen nemen zijn gehouden tot geheimhouding hiervan.
  • Alleen de directeur en de locatiemanager hebben toegang tot alle kindgegevens. De pedagogisch medewerkers hebben alleen toegang tot de kindgegevens die zij nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
  • De medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en de privacy van de ouders en kinderen.

Cookies of vergelijkbare technieken die wij gebruiken

Carpe Diem gebruikt cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen op uw computer, tablet, of smartphone. Onze cookies kunnen niet worden gebruikt om personen te identificeren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat.

 

Foto’s en gebruik Social Media

Door de medewerkers worden regelmatig foto’s gemaakt van de kinderen voor hun plakboek en voor social media. Medewerkers dienen deze foto’s snel door te sturen naar de locatiemanager zodat deze de foto’s kan opslaan in de beveiligde omgeving. Medewerkers mogen geen foto’s op hun telefoon bewaren of op enigerlei gebruiken, zonder toestemming van de directeur of locatiemanager.

 

Carpe Diem heeft een facebook pagina waar zij regelmatig foto’s zet van de activiteiten met kinderen. Ouders wordt eenmalig om toestemming gevraagd of zij er bezwaar tegen hebben als wij foto’s van hun kinderen op facebook zetten. Ouders kunnen de gegeven toestemming altijd intrekken. Wij zetten nooit specifieke kind gegevens bij de foto’s.

 

 

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt ook uw toestemming tot het verwerken van persoonsgegevens van u en uw kind intrekken. Dit betekent wel dat wij de opvang van uw kind niet langer kunnen verzorgen.  Ook in dat geval moeten wij op grond van wetgeving enkele gegevens van u en uw kind bewaren. U heeft het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf, of in opdracht van u direct aan een andere partij. Hieraan kunnen kosten verbonden zijn. 

 

Klachten of vragen

Mocht u een klacht of vragen hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met de directeur (Brenda Immers) op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Geschillencommissie Kinderopvang of bij de Autoriteit Persoonsgegevens, die is belast met het toezicht op de bescherming van privacy.

 

Wijzigingen

Carpe Diem kan dit Privacy Protocol aanpassen. De meest actuele versie is altijd via onze website te raadplegen.

Rondleiding

Contact

Openingstijden

Carpe Diem Den Haag